Vi har laget hundrevis, om ikke på tusenvis av PowerPoint-maler opp gjennom årene, og en problemstilling som til stadighet kommer tilbake til oss er hvordan man enkelt får overført gamle PowerPoint-presentasjoner over i ny PowerPoint-mal. I utgangspunktet så høres dette ut som enkel oppgave, og noe som PowerPoint naturligvis burde klare å få til selv uten stelle i stand masse problemer, men slik er det dessverre ikke.
Når man kopierer sider fra en gammel PowerPoint-presentasjon over i en ny PowerPoint-mal vil man i de aller fleste tilfellene være nødt til å regne med å gjøre en del manuelle justeringer i etterkant. Dette er ikke til å slippe unna.
Grunnen til at det i mange tilfeller oppleves som problematisk når man kopierer over sider fra gammel presentasjon til ny mal er fordi man har for store (eller feil) forventninger til hvordan PowerPoint fungerer. Mer om dette nedenfor.
Sideoppsett (Layouts) i PowerPoint
Alle PowerPoint-maler har et definert sett med sideoppsett. De mest vanlige (og standard) er:
- Tittellysbilde (Title Slide)
- Tittel og innhold (Title and Content)
- Deloverskrift (Section Header)
- To innholdsdeler (Two Content)
- Sammenligning (Comparison)
- Bare tittel (Title Only)
- Tom (Blank)
Når man kopierer en side fra en spesifikk PowerPoint-presentasjon over til en annen så skjer følgende:
- Du kopierer en side fra gammel presentasjon:
- PowerPoint sjekker da hva hvilken sidetype dette er og hva den heter; f.eks. Tittel og innhold
- PowerPoint sjekker deretter hvilke plassholdere som ligger på siden (Tittel, innhold og egendefinerte).
- Du limer inn siden i ny mal
- PowerPoint sjekker om det finnes et oppsett i den nye malen med tilsvarende navn som i den som det ble kopiert fra. Finnes det tilsvarende, så er det supert, da benyttes dette sideoppsettet på siden som settes inn.
- Deretter sjekker PowerPoint om det finnes et tilsvarende antall plassholdere i ny mal sammenlignet med de som ligger på siden i den gamle presentasjonen. Hvis det er likt antall plassholdere, så er det supert, da settes innhold inn i tilsvarende plassholdere i den nye malen, og det meste vil fungere som ønsket.
MEN, i de fleste tilfeller er ikke gammel og ny mal så like som beskrevet ovenfor. Det er ofte at:
- Den gamle PowerPoint-presentasjonen har sideoppsett som ikke finnes i den nye malen.
- Da vil PowerPoint opprette et nytt sideoppsett i den nye malen med tilsvarende navn som i den gamle det kopieres fra.
- PowerPoint vil kunne benytte samme formatering og plassering på den nye siden som settes inn, slik som det er definert i master-oppsettet i den nye malen. Men hvis det er benyttet flere plassholdere enn tittel og innhold, så vet ikke PowerPoint hvordan disse skal plasseres eller tilpasses, da dette ikke er definert i malen.
- Den gamle PowerPoint-presentasjonen har sideoppsett som finnes i den nye malen, men disse sideoppsettene har egendefinerte plassholdere
- PowerPoint vil ikke ha mulighet til å vite hvordan disse egendefinerte plassholderne skal plasseres og formateres, siden dette ikke er definert i den nye malen.
Dette er kort oppsummert hovedutfordringene med å kopiere sider mellom gammel PowerPoint-presentasjon og inn i ny PowerPoint-mal.
Korrekt innlimingsvalg er viktig ved kopiering av sider mellom PowerPoint-presentasjoner
Når du kopierer sider mellom PowerPoint-presentasjoner vil det alltid dukke opp et innlimingsvalg som har følgende alternativer:
- Bruk måltema (Use destination Theme)
- Behold kildeformatering (Keep Source Formatting)
- Bilde (Picture)
Bruk måltema
Dette valget sørger for at siden som kopieres inn bruker temaet som er definert i malen det limes inn i. Dette valget er standard, og du skal bruke dette om du ønsker å benytte design og oppsett i ny mal på den gamle siden som kopieres inn.
Behold kildeformatering
Dette valget sørger for at siden som kopieres inn beholder samme design og utforming som det hadde i den presentasjonen det kopieres fra. Bruk dette valget om du ikke ønsker å benytte temaet i den malen det kopieres inn i.
Bilde
Dette valget sørger for at siden som kopieres inn blir satt inn som et bilde, og med dette ser helt lik ut som i den presentasjonen det kopieres fra. Bruk dette valget om det er veldig viktig at alt ser likt ut som i den presentasjonen du kopierer fra. Innhold vil naturligvis ikke kunne redigeres siden det settes inn som et bilde, og kvalitet på tekst og øvrige elementer vil kunne bli i noe dårligere kvalitet.
Forskjellige størrelsesformat
Hvis man kopierer sider mellom presentasjoner/ maler satt i forskjellige størrelsesformat (16:9 vs. 4:3) vil dette kunne være med på å skape krøll.
Ser vi på de vanligste størrelsesformatene i PowerPoint, 16:9 og 4:3, så bygger disse forskjellig mtp. høyde og bredde. Dette gjør at det vil kunne være mindre plass å bygge på i høyden om man kopierer fra en 4:3-mal og inn i en 16:9-mal. Grafiske elementer vil også kunne strekke seg og ikke beholde proporsjonene når de kopieres mellom forskjellige størrelsesformater.
Tips til hvordan man best mulig får ønsket resultat
Hel til slutt kan vi kort gi noen konkrete tips til hvordan man best mulig får ønsket resultat når man skal kopiere over sider fra gamle PowerPoint-presentasjoner over i ny PowerPoint-mal:
- Vær sikker på at riktig innlimingsvalg er valgt (Bruk måltema i de fleste tilfeller)
- Forsøk å tilbakestill oppsettet på den aktuelle siden
- Høyreklikk på siden og velg Tilbakestill lysbilde
- Forsøk å sette en passende layout på den aktuelle siden
- Høyreklikk på siden og velg Oppsett og deretter et passende sideoppsett i den nye malen
Vi håper dette kan være med å bidra til at konvertering av gamle presentasjoner inn i nye maler går så bra som mulig, om ikke annet gi en klarer forståelse for hvorfor det ikke alltid oppfører seg som ønsket i slike tilfeller.